5 对行政机关的限制和要求

5.1采集信息的限制
⑴行政机关必须用正当合法的手段和程序制作、保有、使用和公开个人记录。
⑵行政机关搜集个人信息，如果可能导致对被记录者作出不利的决定时，必须尽可能地由其本人提供。
⑶行政机关要求提供个人信息时，必须对提供信息者说明下列事项：
① 行政机构要求提供信息的法律依据，以及个人是否必须公开这项信息；
② 该项信息主要用于什么目的；
③ 该项信息的常规使用；
④ 个人全部或部分地拒绝提供行政机关所需信息的法律后果。
5.2保有和使用记录的限制和要求
⑴行政机关建立或修改个人记录系统时，必须在《联邦登记》上公布下列事项：
① 系统的名称与地点；
② 系统中包括哪一类人的记录；
③ 该系统收集了哪一类信息；
④ 这些记录的常规使用是什么，包括使用目的和使用者类型；
⑤ 行政机关对这些记录的保存、获取和控制政策以及保存的方式；
⑥ 该记录系统的负责人；
⑦ 个人查询记录系统中是否包括自己的记录时，行政机关答复的程序；
⑧个人查询如何获取自己的记录，如何质疑该记录时，行政机关答复的程序；
⑨系统中记录来源的类别。
⑵行政机关只能在执行职务相关和必要的范围内，保有个人记录。
⑶保有个人记录的行政机关必须保证记录的准确性、适时性和完整性。
⑷美国宪法修正案第1条规定公民享有宗教自由、言论自由、集会自由等基本权利。个人的宗教信仰、政治信仰和行政机关执行公务无关，禁止行政机关保有这些方面的个人记录。
⑸行政机关所保有的个人记录， 在诉讼程序中，由于法院的命令而对其他人强制公开时，行政机关有义务通知被记录人。
⑹行政机关必须建立行政的、技术的和物质的安全保障措施，以保障个人记录的安全、完整和不被泄漏，并防止其它可能对被记录者产生损害的危险。
⑺为了确保《隐私权法》的执行，行政机关必须规定个人行使权利的程序。

6 免除适用的规定

个人隐私权只在符合公共利益的范围以内受到保护。为了在公共利益与个人利益之间寻
求平衡，除了前面提到的12种"例外"情况，《隐私权法》还作出了"免除"的规定。
所谓免除，是指行政机关在一定的情况下，可以不适用《隐私权法》的某些要求和限制。即在一定的条件下，保有个人记录的行政机关，对被记录的个人可以免除公开的义务，可以不提供他所查询的记录，不进行他所要求的修改，或者免除法律为行政机关规定的某些义务和要求。法律在免除行政机关适用某些保护个人权利的条款的同时，给予行政机构一定的自由裁量权，不限制行政机关适用这些条款。免除分为两种，即普遍免除（general exemptions）
和特定免除（specific exemptions）。
6.1普遍免除
"普遍免除"是指《隐私权法》中的全部规定，除了法律所排除的几项基本规定以外，其余各项规定，行政机关均可免受限制。
6.1.1免除范围
能够适用普遍免除的行政机关对其保有的个人记录系统，除下列必须履行的基本义务和要求外，可以免除《隐私权法》对行政机关规定的绝大部分限制和要求：
① 被记录人的同意权；
② 登记公开的数目和保存登记的义务；
③ 在《联邦登记》上公布的义务；
④ 保持记录正确性的要求；
⑤ 对保有涉及宪法修正案第1条公民基本权利的个人记录的限制；
⑥ 建立保护个人记录安全的行政与技术措施的要求；
⑦ 改变常规使用时进行公告的义务；
⑧ 违反法律的刑事责任。
6.1.2适用机关
普遍免除只适用于中央情报局和以执行刑法为主要职能的机关所保有的个人记录。
6.2特定免除
"特定免除"是指行政机关只能免除法律特别规定的几项限制。
6.2.1免除范围
特定免除只能免除适用《隐私权法》中的少数条款。行政机关对本机关中可以适用特定免除的个人记录系统，免除适用《隐私权法》中规定的下列限制或要求：