内容提要：在信息时代与网络空间这样一个现实的环境中,讨论我们的主题──办公自动化,会有一种殊途同归的感觉,同归于国家信息化。信息系统与狭义的办公自动化系统既密切相关又不完全一样。狭义的办公自动化系统往往局限在某个单位,而信息系统往往跨行业跨部门解决某一方面的问题,除可完成相应的办公任务外,又拓展了大量的原来想做而做不到的工作。
关键词:信息网络计算机办公自动化
一、前言
在人类社会中，物质材料、能源和信息是三大重要资源。人类的一切活动，从社会生产到日常生活都离不开三大资源的利用和传递。
随着宇宙的形成就产生了信息。信息无处不在， 信息无时不有。自然界、人类社会及人类思维都与信息密切相关。人们认识世界实际上就是获取信息、加工信息、传播信息的过程。1998.06.03.丁肇中领导的在 "发现号" 航天飞机上进行的阿尔法磁谱仪(Alpha Magnetic Spectrometer)实验就是为了探索宇宙中反物质与暗物质的信息。
"褒人赎罪献美女 幽王烽火戏诸侯" 的故事说明在古代就能快速的传播信息和知道信息的重要性。在二十世纪四十年代，国数学家仙农 (C.E.Shannon) 创立了信息论。他应用数学理论研究有关描述和度量信息的方法，提出传播处理信息的基本原理。 二十世纪末， 人类社会步入了信息时代。对于推进人类社会的发展，信息资源起着越来越重要的作用。
由于信息本身的复杂性， 信息科学还在发展中和人们观察信息的角度不同，信息的定义， 至今尚处于 "横看成岭侧成峰" 的阶段， 有几十种之多。我们至少可以找出众所公认的形式说明如下:1.在宇宙中，信息无处不在，信息无时不有，信息是客观存在。2.信息是物质运动的特征的反映。3.信息可以传播，不可磨灭。4.在商品社会信息是商品。
信息系统是采集、贮存、传播、处理、利用信息的系统。其中多以计算机为主要工具，各种网络为传播空间。
办公系统是对政府机构、企事业单位的办公信息进行采集、贮存、传播、处理、利用、管理的系统。以计算机为主要工具的办公系统，可称为办公自动化系统。
二、关于办公自动化与信息系统的定义
办公自动化的概念在世界各国产生以来，首先就产生了很多种关于办公自动化的定义。这些定义从不同的角度描述了什么是办公自动化。
1985年在我国第一次办公自动化规划讨论会上提出了下述办公自动化的定义。即:"办公自动化是指利用先进的科学技术，不断的使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统" 。
计算机信息系统是由人、计算机、电信网络、管理规则等组成的一个为政府、社会和人民服务的，采集、贮存、传播、加工、维护、使用某种信息的人机处理系统。
比较这两个定义，实际没有什么不同。它们都是完成某种目标的人机信息处理系统。我们把它们共同归纳为第一个定义。并试提出如果工作内容限于一个单位内部则称为办公自动化小系统，否则称为办公自动化大系统。
现在看来，这个定义从实质上对办公自动化进行了较为全面、准确、本质、发展的描述。从1985年到现在，办公自动化的设备有了很大的发展，理论也有所进展，但不管情况是如何变化的，这个定义的描述仍然是正确的。在这个定义中提出了办公自动化的五个主要组成部分。即: 1.科学技术2.办公活动3.办公设备4.办公人员5.人机信息处理系统。这五个部分缺一不成其为办公自动化，彼此也并无冗余。
简单的说办公自动化就是以计算机为主要设备的人机办公信息处理系统。
这里的办公设备指1.计算机设备2.通信设备 (包括通信网络) 3.其它智能或非智能设备。先进的科学技术是指系统科学、行为科学、信息科学、管理科学等。这些主要涉及到办公信息准确的采集、正确的处理、快速的与不失真的传输、高效的组织与管理。这些是办公自动化的理论和方法。
三、今天的办公设备
国内外办公设备的发展很快，计算机主要是性能的全面提高和价格的全面降低。信息网络从较少到大规模建成接近了国际水平。其它设备有的从无到有，有的性能提高价格降低。下面分别叙述。
1.计算机
Personal Computer (个人计算机) 、服务器、小巨型机、大型机、巨型机发展的总趋势是性能提高，价格降低。以X86 系列的PC为例，它的发展一直较符合著名的More定律，即每过18个月，性能提高一倍，价格降低一半。现在的主流PC的CPU 字长已达32位， 主频已达300MHz。我们找一个常见的主板列举性能如下: 4 个168 线DIMM内存插槽， 可支持8-512MByte内存; 4 个32位PCI 总线插槽; 3 个16位总线插槽; 2 个E-IDE 接口; 一个软盘接口; 2个RS-422接口; 一个并行接口; 2个USB接口; 一个AGP 接口; 闪速EPROM。外设中， 软盘已有100MByte的ZIP 软盘; 硬盘容量高达9.6GByte; CD-ROM已达24速; DVD-ROM 已经面世。主流的PC价格为1 万元人民币左右，已经大量进入家庭。
2.信息网络
信息网络是传播信息的网络。用户只有通过它才能实现信息资源共享。从历史看信息网络有多种形式，而现在的信息网络是以电信网络为主。它是实现国家信息化的重要基础设施。我国的电信主干网络是由公用电信网、广播电视网和计算机网组成。
⑴公用通信网:
我国的公用通信网已由光纤主干线、程控交换机组成。1997年全国县以上市局用交换机总容量已经超过1 亿门，程控化比重已达99.7%。到2000年，在全国将形成 "八纵八横" 光缆干线网， 联接省会城市和大多数地区，建成以城市为中心的本地电话网，总容量将达到1.5 亿门以上。大力发展国际通信，建成一个以海底光缆为为主，卫星通信为辅的复盖全球的具有多种先进业务功能的现代通信网。
⑵移动通信网:
已经从无到有建成了GMS 数字移动通信网和GMDA码分多址数字移动通信网。发展以数字为主，复盖县以上城市和经济发达的农村地区。Navigation Satellite Timing and Ranging Global Postioning System (导航卫星全球定位系统) 已经得到初步发展。
⑶广播电视网: 已经从单纯的无线接收电视节目变成了CATV综合信息网。利用无线传送，双HFC 网光缆至小区结点， 同轴电缆入户的方式来使用户能够接收多套高质量电视节目、立体声广播和开展双向多功能服务业务的CATV综合信息网已经在一些地方建成。HFC 网的带宽可达750MHz甚至1 GHz ，它提供了一个高效、廉价的宽带用户网， 解决了所谓信息高速公路的最后一公里问题。这是一场世界性网络革命。由此将会诞生出一个全新的网络世界。
⑷计算机网:
计算机网 (Computer Network)就是利用物理通信线路把分布在不同地区不同地点而且具有独立功能的多种多台计算机系统互相联接起来，按照某种网络协议进行数据通信，实现资源共享的计算机系统的集合。这个集合即包含硬件也包含软件。物理通信线路可以是上述三种电信网络，通常多用公用电信网和移动通信网。按照著名的Transmisson Contorl Protocol (传输控制协议) / Internet Protocol(网际协议) 工作的Internet成为了国际间范围最广的、信息最多的、应用最频繁的网络。它由一组互相联接的网络组成，允许各单位使用最适合它需要的网络硬件，运行起来如同一个协调一致的整体。这种万能互联性是由TCP /IP 提供的。我国已有邮电网(ChinaNet)、教育(CERNet)、科技网CSTNet)、金桥网(GBNet)接入了Internet。同时我国的公用分组交换数据网(ChinaPAC)、公用数字数据网(ChinaDDN)、公用帧中继网(ChinaFRN)也已初具规模。
3.其它设备
⑴印刷设备
复印机、光电誊影机、速印机、胶印机、打印机向着智能化、高性能、低成本的方发展。
⑵视频音频信息采集设备
摄像机、录像机、扫描仪、数字化仪也向着智能化、高性能、低成本的方向发展。
⑶语音文字输入设备
语音输入中文、英文技术已经达到了实用阶段。
⑷简单的办公设备
装订机、碎纸机得到了普遍的使用。
四、今天的办公自动化理论与方法
1.系统科学:
为办公自动化建立办公模型与决策模型， 通常办公自动化系统要用系统工程的方法来组织、实施。
2.行为科学:
研究在社会中人的行为产生的原因和规律， 希望对行为预测和控制， 改善与协调人际关系。
3.信息科学:
这是研究信息的采集、贮存、传播、处理的科学。目前正在不断发展中。
4.管理科学:
根据一些信息研究如何对国民经济或局部问题进行预测和决策， 宏观与微观调控物质、能源、资金、人员。
五、昨天和今天的办公自动化
由于办公设备日新月异的发展和办公理论的进一步完善为实施办公自动化建造了非常强大的基础平台，使得近年办公自动化的应用从两方面有了重大的发展。
1.办公自动化小系统
Intranet 虚拟企业就是使企业内部的人员进行协作， 而不管他们的物理位置在什么地方的工作方式。在这种方式中，人们可利用Internet或Intranet， 通过共享信息资源及实时交互通信来进行工作。 超越时空的信息网络空间可完全支持这种工作方式。在1987年我们和北京市公用局劳动处建立的劳动报表子系统和劳动工人子系统时，传送信息的手段还是人工送信， 降低了系统效率。当时我们设想如能在ISDN上传送就好了， 事隔十年， N-ISDN已经在我国开通， 不仅如此， ChinaPAC 、ChinaDDN 、ChinaNET 等均已开通， 为我国的信息化建立了强大的基础设施。
2.办公自动化大系统
从1984年开始的北京城市计算机管理工程即建设北京城市信息系统在1992年就陆续建成并投入使用。1992年我们和北京市液化石油气公司建立了用户卡片计算机管理系统。这是一个管理到人的系统。当时由于居民身份证编号的不唯一性，在确认用户时只好采用一些冗余信息， 增加了系统的开销。由于和北京市户籍管理系统未能联网， 实现有限共享户籍信息， 也降低了效率。今日居民身份证编号已经扩展到18位，具有了识别居民的唯一性。由此可见建立信息资源管理标准还是今后一项繁重的工作任务。
六、未来的办公自动化
办公自动化的发展实际上取决于办公活动的需求和实现这种需求的可能性。展望未来，全世界都将进入可持续发展的时期， 由此引发了国家政府企事业单位和个人对于各自办公活动的更高的要求。如: 更全面更准确的管理活动; 更周到更详细的服务活动; 更加正确更加远见卓识的决策。科学技术突飞猛进的发展造就了更高性能的办公设备和全球无处不在的有线无线电信网络。在社会实践中不断完善的办公理论将更本质更准确的描述办公活动。
对于计算机信息系统最基础的工作是要进行各方面基础数据的采集。对于北京市将建设和完善全市六大信息资源体系， 保证全市信息资源准确的采集，顺畅的传播，及时的处理和高效的利用。其中至关重要的首都公用信息平台将充分发挥作用，成为信息资源网络的依托和资源共享的基础。在 "九五" 期间至2010年， 将在首都公用信息平台下， 采用Internet和Intranet技术，按照统一的标准和规范，形成完整的一整套为政府企业事业单位和社会服务的电子信息处理，分析， 预测和决策体系。北京将成为全国的信息中心。1997.4. 国务院召开的第一次信息化工作会议上，提出了全国信息化的总体要求。1997.6.6.北京市召开的北京市信息化工作会议上，提出了《首都信息化 "九五" 规划和2010年远景目标〔纲要〕》。
在不久的将来，公用电信网、广播电视网、计算机网三网合一。每个人都有一个计算机网络终端， 直通Internet， 在其上面可以得到他 (她) 想要得到的任何知识与信息。他 (她) 还可以网上购物，进行网上商业活动。每一个单位都有一个通过防火墙和Internet联接的Intranet。国内的无处不在的信息网络将缩小三大差别， 大量的高效的网上工作，改变了社会的就业状况。商业电子化和金融电子化为人们的消费和投资带来了极大的方便。社会的产业组织形式的一部分从现实的有形的工厂、机关变为无形的信息结点。
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